『仕事を楽しくする 80:20の法則 優先順位の4ステップ』

この記事は2分で読めます

「80:20の法則」とは、
結果の80%は、原因の20%から生まれる。
従って、常に重要な箇所は20%に過ぎず、
それを見極めて集中的に投入することです。

あなたが成し遂げる仕事の80%は、
費やした時間の20%から生まれます。

ということは、
最も価値ある業務を発見し、
そこに集中できれば、同じ時間で成果を
劇的に向上できるということになります。

「二度測って、一度で切る」という諺通り、
20%の時間を使って考え80%の時間せっせと
汗を流して働くよりも80%の時間を使って
考え20%の時間働いたほうが作業効率向上に
つながるかもしれません。

ここで、20%に該当する優先順位の高い仕事
をどうやって見つけるのかが問題となります。
そこで、キーワードは「重要度」です。

重要な仕事とは、それを仕上げることで
何らかの価値を生む仕事です。
気をつけたい、優先順位を狂わせる

「緊急」というキーワード。

「緊急」とは、すぐに対応しなければなら
ないように見えるもの、
「今すぐ」と私たちに働きかけてくるもの、
即時の対応を要求するものなどです。

『緊急事項』は、私たちに、突然
いつ何時も向こうからやってきます。

緊急だということに惑わされてしまい、
何が重要なのか忘れてしまうことがあります。

では、
具体的な、優先順位のつけ方について、

 

①重要かつ緊急なこと

やることに重要な意味があるもので、
逆にやらないと大きな損失が生じることに
なる「問題」や「危機」とでもいうべき
事柄が多くを占める領域です。

非効率な作業を余儀なくされることが多く、
精神的にもひどく疲れるが、すぐに対応する
べきなので、優先順位は1位となります。

この領域のことが多い人の特徴としては、
「問題や課題を先送りしてしまうこと」が
原因として挙げられます。

 

②重要であるが、緊急でないこと

内容としては「将来への投資」や
「問題を未然に防ぐ予防活動」です。

具体例としては、勉強、自己啓発、
健康の維持、1年の目標計画、人脈作り
などです。

まず、これら「緊急でない重要事項」を
具体的に「やることリスト」として手帳
などに書き出すこと。
そして、それらに日付と時刻を定めて手帳
の日程欄にスケジュールとして記入する
ことです。

 

③緊急だが重要でないこと

一般的に、割く時間が少なければ少ない
ほど良いとされます。

具体的には、人数合わせの会議や電話での
勧誘やセールス、上司から突然のヘルプ
命令や業務に関係のない指示や意味のない
接待などです。

これらすべては、他人の優先順位につき
あっているということになります。

 

④重要でも緊急でもないこと

原則は発生しないのが望ましいもので
特徴は、目的がないことです。

噂話や井戸端会議、惰眠や深酒、
Webサイトの閲覧や掲示板、
テレビ鑑賞などは、ただ時間が
だらだらと無駄に過ぎていきます。

気分転換や気晴らしのすべてが無駄だ
というわけではありませんが、

ポイントは、「過剰であるか」
「浪費であるか」という点を考慮すべきです。
総括すると、
優先順位は「重要度」で決めましょう。

「優先順位」=「今は何をやるのか」、
「今は何をやらなくてもいいのか」
を明確にすることです。

参考書籍


 

小林 修


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